對于活動策劃公司來說，活動的前期策劃以及準備至關重要，因此說，活動沒有“彩排”，只有“現場直播”。活動策劃公司所策劃和推出的任何活動：從最初的邀請到現場管理，都是所在公司形象的直接反映。無論你策劃的是新產品發布會、正式會議、促銷會，還是頒獎典禮或籌款活動，你都應該牢記：成功策劃一個令人難忘的活動的關鍵就是細節。
 

       一個活動的成功策劃涉及成千上萬的細枝末節，而且每一個環節都不能出現任何閃失。不論活動的參加者是50人還是2000人，也不論預算是區區幾萬元還是多達幾百萬元，活動的策劃和管理工作都如同在沒有保險的情況下高空走鋼絲！

       舉辦一次活動常常被比喻為執導一部電影，無論它是一次普通會議，還是公司活動、籌款活動、正式會議、會展活動、獎勵活動，或者其他特殊活動。但實際上籌辦活動更像在策劃一場現場直播的表演。它是一場高空走鋼絲而沒有安全網的表演，活動一旦開始就沒有任何彌補的機會。活動必須一次性完成，不可能有預先排練。

       任何一場活動，無論是50人的小型活動還是2000余人的大型活動，應該像電影制作那樣有詳細的“劇本”，活動的預算也應該詳盡明確。各類會議、新產品發布、模特走秀、獎勵活動和特殊活動所作的預算少則幾萬，多則可達幾十萬甚至超出50萬美元，進行如此周密策劃的目的，在你開始策劃之前，你首先應決定是否該舉辦這次活動？如果決定舉辦，那么就要決定活動的規模，而活動規模取決于兩個要術：資金和目標，你能花多少錢？你應做的第一件事是確定你能為活動預備多少錢，即使最小型的活動也必須有資金保證。你可能會發現你的資金還不足以舉辦一場活動。等待有足夠資金再舉辦活動比活動開始后因資金不足而擱淺要好得多，如果資金沒有問題，那么你必須提前決定能花多少錢，然后按照預算來策劃活動。預先對費用作粗略估算很有必要，因為通常先要獲得上級部門對預算的批準，活動才能舉辦。

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